La Junta de Gobierno Local del Ayuntamiento de Pamplona ha aprobado la adjudicación del servicio de asesoramiento y asistencia técnica para la implantación de una herramienta integral de archivo en el Archivo municipal de Pamplona. Será una herramienta integral, que servirá para la gestión tanto del archivo electrónico (archivo electrónico único) como de los fondos y colecciones físicas, fotográficas y audiovisuales.
El contrato se adjudica a la firma AGTIC CONSULTING, S.L. por un importe de 67.760 euros (IVA incluido), para un periodo de 2 años, desde el 1 de diciembre de 2025 hasta el 30 de noviembre de 2027. Esta ha sido la única oferta presentada. El contrato contempla dos posibles prórrogas, que tendrían una duración de un año cada una.
El contrato supone la creación de una oficina técnica que ofrecerá soporte al Archivo Municipal en la implantación de dicha herramienta, que permitirá una gestión eficiente de los fondos físicos, gráficos y multimedia, además de la creación del archivo electrónico único. La oficina técnica garantizará la conectividad de la nueva herramienta con las soluciones actuales de archivo y fototeca, y diseñará un plan de gestión del cambio para facilitar la implantación de la nueva herramienta. Los servicios proporcionados por la oficina técnica tendrán como referencia la Política de Gestión de Documentos Electrónicos, el Plan Director del Documento Electrónico y la Política de uso del certificado digital y la firma electrónica del Ayuntamiento de Pamplona, así como la normativa aplicable y estándares internacionales en la materia de gestión documental.
El contrato se desarrollará en distintas fases. Los primeros meses se destinarán a la realización de un análisis y diagnóstico inicial de la situación de los documentos y expedientes electrónicos y de las herramientas usadas para su gestión. A partir de las necesidades identificadas, se definirán los requerimientos técnicos y funcionales que debe cumplir la herramienta integral de archivo, que servirán de base para la redacción de los correspondientes pliegos técnicos de contratación. También, la oficina técnica prestará asistencia en la valoración de las ofertas que se presenten, así como en la implantación, administración y configuración de la herramienta adquirida. Por último, el contrato contempla la definición de un plan integral de gestión del cambio para facilitar la puesta en marcha de la nueva herramienta, que incluye la definición y ejecución de un plan de comunicación interna, formación y soporte.
