bromea Virginia y dice que les llaman murciélagos o ratones porque ejercen su labor en sótanos o áticos, casi siempre con poca ventana y luz. Ella es archivera y su trabajo oculto facilita enormemente la vida de los administrativos en su búsqueda de documentos. Muchos municipios, al albur de los avances tecnológicos, se han lanzado a digitalizar su fondo documental. Y ahí Zizur Mayor, con el volumen más grande de documentos de la Comarca junto con Burlada (la capital no cuenta) es pionero.

Explica Virginia García Miguel, técnica de Archivo que trabaja para la administración pública allí donde le llamen, que este municipio puso en marcha entre 2012 y 2015 un gran proyecto de digitalización. Gracias a ese esfuerzo actualmente el 55% de su fondo documental está digitalizado, nada menos que 468.417 páginas escaneadas. “Cuando le he dicho la cifra al informático no se lo podía creer”, comenta. “Pero es así”. Desde información catastral de 1837 o un préstamo de 10.000 reales de 1856, hasta documentos de ayer mismo. Todo cuenta y forma parte del Archivo, no solo lo antiguo, como se suele pensar. “Ahora se hace la puesta al día de lo que se genera cada año, y el resto del fondo se va digitalizando poco a poco priorizando por fecha y tipo de documento”, detalla García. “Por ejemplo es fundamental que estén digitalizadas y escaneadas las actas porque es un documento esencial del Ayuntamiento. Pero igual un recibo no tiene tanta importancia”, dice. El Ayuntamiento de Zizur destina dos partidas anuales con el fin de organizar el Archivo y digitalizar estos documentos, cantidades que se mantendrán en los próximos presupuestos, según adelantó ayer el alcalde Jon Gondán.

las ventajas “Dentro de la sinergia de todas las acciones que hay en un Ayuntamiento, el sistema de gestión documental es fundamental”, cuenta Virginia. Las ventajas de digitalizar toda esa cantidad de información, a golpe de un simple clic en el ordenador con el programa adecuado, son muchas. “En primer lugar hace que la gestión sea más eficiente e inmediata. También protege el documento original porque no hay que sacarlo, imprimirlo o manipularlo. Además lo hace más accesible porque está en la pantalla del ordenador. Y facilita su difusión, por ejemplo en una página web. Por último, los documentos se pueden mejorar (ampliar, que la tinta se vea mejor, etc)”, cuenta García. Estas ventajas, sobre todo la inmediatez, permiten huir de expresiones como “bucear en los archivos” o “rescatar documentos”, grandes clásicos del periodismo. “No somos buceadores ni alpinistas”, vuelve a bromear.

A Virginia le ha pasado más de una vez que le han llamado de ayuntamientos con todos sus documentos en cajas de fruta o sacos y una idea en la cabeza: digitalizar. La cosa no funciona así. “Primero hay que organizarlo todo. La digitalización forma parte de un programa”, explica. Hay que saber qué digitalizar y qué no porque hay documentos sin valor económico, jurídico o histórico. Y también hay que saber cómo; los parámetros técnicos que interesan en cuanto a formato o resolución en función de su uso. Por último, hay que digitalizar de manera que los documentos se puedan después encontrar “porque si tenemos 30.000 imágenes que luego no podemos localizar no tenemos nada”, dice. “Eso es lo que hace un técnico”, finaliza.

El fondo documental. 3.350 cajas, 1.685 acetas, 136 libros y 33 carpetas componen el fondo documental del Archivo de Zizur Mayor. El 55% está digitalizado, con un total de 468.417 páginas escaneadas.

El gran proyecto. Entre 2012 y 2015 se realizó la principal labor de digitalización en Zizur Mayor, con un archivo que data de 1991, cuando el municipio se independizó de la Cendea de Cizur. En 2001 todo el fondo documental se trasladó del antiguo consitorio al actual.