Contar con un administrador de fincas colegiado es garantía de un servicio eficaz, independiente y responsable. La importancia de una buena gestión de fincas radica en que el gestor ayuda en el mantenimiento en todo momento, brinda su apoyo y asesoramiento atendiendo a cualquier duda que pueda surgir y asegura el mantenimiento y organización del inmueble atendiendo a las circunstancias más urgentes. Además, defiende los intereses de los propietarios y ofrece un trato más humano y cercano. También, asume una labor de vigilancia ante posibles situaciones irregulares.
Por todo ello, el administrador de fincas es una profesión de carácter multidisciplinar que requiere conocimientos de materias y campos muy variados. Ha de tener formación jurídica, no solo de la Ley de Propiedad Horizontal y de la Ley de Arrendamientos Urbanos, sino de toda aquella legislación actual, europea, nacional, autonómica y local, cuya aplicación afecta a la gestión de los inmuebles.
Para ejercer el trabajo diario precisa también formación en contabilidad y tener conocimientos técnicos a nivel de construcción, accesibilidad, telecomunicaciones, etcétera.
Mediadores
El administrador de fincas tiene un vínculo contractual con la comunidad y extracontractual para cualquier daño que se le pueda causar a un comunero, personal o bien a un tercero ajeno a la comunidad. Debe hacer cumplir a los propietarios las obligaciones y acuerdos adoptados y realizar los actos necesarios para el funcionamiento correcto de la comunidad.
En la práctica, los conflictos entre propietarios son comunes y el administrador de fincas debe adoptar una postura de mediación, asesorando y dirimiendo cualquier tipo de conflicto que pueda surgir.
La mediación es una de las herramientas más eficientes que se están utilizando para conservar la armonía vecinal, ya que permite evitar mayores confrontaciones entre las partes, evita los procesos contenciosos y preserva las relaciones entre los vecinos.
La intervención del administrador resulta en muchos casos fundamental, puesto que contribuye a un mejor entendimiento de los intereses y necesidades diarias de la comunidad de propietarios.
No obstante, toda mediación tiene carácter voluntario. Además, tiene que ajustarse a la Ley de Propiedad Horizontal. No puede invadir las funciones y competencias del presidente de la comunidad de propietarios y el administrador de fincas, y debe integrarse a la dinámica de una comunidad.
En resumen, una próspera mediación garantiza acuerdos estables y duraderos en el tiempo, gestiona las emociones e indaga en las múltiples opciones, sirviendo como aliada a los administradores de fincas y vecinos.
Las cinco funciones básicas
El rol de un administrador de fincas está estipulado en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, que regula el ordenamiento de comunidades y edificios de viviendas a nivel estatal. Según esta normativa, las cinco funciones básicas del administrador de fincas son:
1- Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
Dentro de este apartado se encuentra el control de todo el inmueble, de que cada integrante de la comunidad respete unas normas básicas de convivencia y de que tenga sus pagos al día. Una de sus tareas es informar a los vecinos sobre las ventajas de contar con un seguro de comunidad para afrontar imprevistos.
2.- Preparar el plan de gastos, con la debida antelación y someter a la junta, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
En otras palabras, confeccionar un presupuesto que contenga todos los gastos previstos para un determinado periodo y la manera en que van a ser afrontados: mediante el cobro de gastos comunes, derramas, etc.
3.- Atender a la conservación del inmueble, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes y dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
4.- Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y los cobros que sean procedentes.
Ambos puntos se refieren a la necesidad del administrador de preocuparse por el mantenimiento de las instalaciones y de los espacios comunes. Además, deberá buscar la forma más eficiente de reparar o de acondicionar un daño como una fuga de agua, un acto de vandalismo o un siniestro.
Este punto también incluye las relaciones con proveedores externos de servicios o empleados propios de la finca, como jardineros, electricistas o personal de limpieza y mantenimiento.
5.- Actuar, en su caso, como secretario de la junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad y todas las demás atribuciones que se confieran.
De acuerdo con la ley, una misma persona puede actuar como administrador y secretario si la junta de vecinos así lo acuerda. En este supuesto, está obligado a brindar servicios como los que te detallamos a continuación.
Obligaciones como secretario
Es frecuente que los administradores asuman también el rol de secretario de la junta de vecinos. En este caso, también estará a cargo de emitir, en concordancia con el presidente de la junta de vecinos, los documentos que declaran si una vivienda se encuentra al corriente del pago de sus obligaciones con la comunidad o si tiene deudas.
También, certificar mediante firma (junto con la del presidente) la realización de las juntas de vecinos. Además, tener a su cargo el libro de actas que recoge las reuniones de propietarios y conservar todos los documentos relativos a las juntas, convocatorias, comunicaciones y apoderamientos relacionados con la comunidad durante un plazo de 5 años.
